Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thay đổi cách thức chúng ta làm việc, giao tiếp và ký kết hợp đồng. Đặc biệt, việc ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) qua email đang trở thành lựa chọn phổ biến nhờ sự nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, nhiều người lao động vẫn băn khoăn: Hợp đồng lao động điện tử thông qua email có được pháp luật công nhận không? Liệu nó có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy truyền thống?
1. Cơ sở pháp lý
Tại Điều 14 của Bộ luật Lao động 2019 quy định về hình thức hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng một trong các hình thức sau đây:
- Bằng văn bản.
- Bằng lời nói (áp dụng đối với hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng, trừ các trường hợp phải ký bằng văn bản).
- Bằng phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định củapháp luật về giao dịch điện tử và có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
Theo Điều 7 Luật Giao dịch điện tử 2023, thông điệp dữ liệu được gửi dưới dạng văn bản điện tử, tài liệu điện tử, chứng thư điện tử, chứng từ điện tử, hợp đồng điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax, hay các hình thức tương tự khác. Được pháp luật công nhận về toàn vẹn giá trị pháp lý.
Như vậy, HĐLĐ điện tử trao đổi qua email vẫn có giá trị pháp lý như văn bản. Tuy nhiên, để HĐLĐ điện tử qua email có giá trị như văn bản thì nội dung trong thông điệp dữ liệu phải truy cập, trích xuất và cung cấp được khi cần đối chiếu.
2. Khi nào HĐLĐ điện tử qua email có giá trị như bản gốc?
Theo Điều 10 Luật Giao dịch điện tử 2023, HĐLĐ điện tử trao đổi qua mail có giá trị như bản gốc khi:
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh. (Thông tin trong thông điệp dữ liệu được xem là toàn vẹn khi thông tin đó chưa bị thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị thông điệp dữ liệu)
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
Ngoài ra, khi sử dụng email làm chứng cứ về hợp đồng lao động điện tử trong tranh chấp lao động, ngoài việc đáp ứng các yêu cầu về đặc điểm của chứng cứ theo Bộ luật Tố tụng dân sự, còn phải bảo đảm:
- Độ tin cậy của việc khởi tạo, lưu trữ và truyền gửi email.
- Tính toàn vẹn của thông tin.
- Xác định được người gửi và các yếu tố liên quan khác theo quy định pháp luật.
3. Người lao động cần lưu ý gì khi ký HĐLĐ qua email?
Nếu phải ký hợp đồng lao động qua email, người lao động nên:
- Lưu giữ đầy đủ toàn bộ email và file hợp đồng.
- Tải và lưu bản sao hợp đồng trên thiết bị cá nhân hoặc nền tảng lưu trữ đáng tin cậy.
- Kiểm tra kỹ nội dung trước khi nhấn “đồng ý” hay ký điện tử.
- Xác minh người gửi là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp để tránh rủi ro.
- Yêu cầu trích xuất bản văn bản ( nếu cần) để dùng làm bằng chứng khi xảy ra tranh chấp.
Lưu ý: Cách kiểm tra email ký HĐLĐ có hợp pháp hay không
Email gửi từ tên miền công ty chính thức không: Hầu hết doanh nghiệp đều dùng tên miền email trùng với website công ty. Gõ tên miền công ty vào trình duyệt để kiểm tra xem: Có website hoạt động không? Có thông tin pháp lý rõ ràng không? (VD: mã số thuế, giấy phép kinh doanh, địa chỉ thật). Nếu đúng là website công ty đang hoạt động , khả năng tên miền hợp pháp cao.
Kiểm tra người gửi có tên rõ ràng và chức danh không. Có thể tra cứu trên: Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng cách nhập tên công ty, xem mục “Người đại diện theo pháp luật”, so sánh xem người ký có đúng là người đại diện không. Nếu không phải thì phải có ủy quyền.
Nếu là chữ ký số:
- Mở file bằng Adobe Acrobat Reader. Đây là phần mềm chuyên dụng để kiểm tra chữ ký số. Không nên mở bằng trình duyệt hoặc điện thoại.
- Xác minh chữ ký số: Nhấn vào phần chữ ký, nếu hiển thị “Chữ ký hợp lệ”, không có cảnh báo chỉnh sửa sau khi ký và chứng thư số còn hiệu lực thì chữ ký có giá trị pháp lý.
- Phân biệt chữ ký số thật với chữ ký giả. Chữ ký số thật có thể nhấn vào xem thông tin. Nếu chỉ là hình ảnh chữ ký dán vào file thì không có giá trị pháp lý.
- Chữ ký số phải được cấp bởi nhà cung cấp có giấy phép của Bộ Thông tin & Truyền thông Việt Nam. Một số nhà cung cấp hợp pháp tại Việt Nam hiện nay như: VNPT, Viettel, FPT, BKAV, MISA, EFY Việt Nam.
Bạn đang là người lao động và đang gặp rắc rối pháp lý?
Liên hệ để được tư vấn:
Điện thoại: 0912.056.876 – Luật sư Lưu Văn Sáng
0964.816.140 Nguyễn Thị Ái Ly
Website: https://phongphaplyls.com/
Địa chỉ trụ sở: 79/4 Lê Thị Riêng, An Thới, TP. Hồ Chí Minh