Khi doanh nghiệp có nhu cầu bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam để làm việc, công tác, ký kết hợp đồng hoặc thực hiện các hoạt động thương mại, một trong những vấn đề thường gặp là: Có bắt buộc phải xin Công văn nhập cảnh hay không?
Trên thực tế, không phải mọi trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam đều phải thực hiện thủ tục xin Công văn nhập cảnh. Việc có cần xin hay không phụ thuộc vào quốc tịch, mục đích nhập cảnh, loại thị thực và giấy tờ nhập cảnh mà người nước ngoài đang có.
Dưới đây là những trường hợp doanh nghiệp và người nước ngoài cần lưu ý.
1. Công văn nhập cảnh là gì?
Công văn nhập cảnh thường được hiểu là văn bản chấp thuận của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp tại Việt Nam bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh và xin cấp thị thực.
Sau khi được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận, người nước ngoài có thể tiếp tục thực hiện thủ tục nhận thị thực theo hình thức và tại địa điểm được phép.
Đây là thủ tục thường gặp đối với doanh nghiệp có nhu cầu bảo lãnh chuyên gia, người lao động, nhà quản lý, đối tác hoặc khách hàng nước ngoài vào Việt Nam.
2. Khi nào cần xin Công văn nhập cảnh?
Doanh nghiệp thường cần thực hiện thủ tục đề nghị xét duyệt nhập cảnh khi bảo lãnh người nước ngoài xin thị thực Việt Nam theo diện cơ quan, tổ chức mời hoặc bảo lãnh.
Một số loại visa thường gặp gồm:
- Visa DN1: dành cho người nước ngoài làm việc với doanh nghiệp, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Visa DN2: áp dụng đối với một số trường hợp người nước ngoài vào Việt Nam để chào bán dịch vụ, thành lập hiện diện thương mại hoặc thực hiện hoạt động khác theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
- Visa LĐ1: dành cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động.
- Visa LĐ2: dành cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam thuộc diện phải có Giấy phép lao động.
Quy trình cơ bản
Doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh tại Việt Nam thực hiện hồ sơ đề nghị cơ quan quản lý xuất nhập cảnh xét duyệt việc nhập cảnh và cấp thị thực cho người nước ngoài.
Sau khi được chấp thuận, người nước ngoài thực hiện các bước tiếp theo để được cấp visa theo thông tin và hình thức đã được cơ quan có thẩm quyền cho phép.
Do đó, nếu doanh nghiệp muốn bảo lãnh người nước ngoài sang Việt Nam làm việc hoặc công tác theo diện visa doanh nghiệp, lao động, cần kiểm tra trước xem trường hợp cụ thể có phải thực hiện thủ tục bảo lãnh và xin chấp thuận cấp thị thực hay không.
3. Khi nào không cần xin Công văn nhập cảnh?
Không phải tất cả người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam đều cần doanh nghiệp xin Công văn nhập cảnh.
Một số trường hợp phổ biến có thể không cần thực hiện thủ tục này gồm:
3.1. Người nước ngoài sử dụng E-visa Việt Nam
Thị thực điện tử – E-visa là phương án thuận tiện đối với nhiều người nước ngoài có nhu cầu nhập cảnh Việt Nam.
Theo quy định hiện hành, E-visa Việt Nam có thời hạn không quá 90 ngày và có thể được cấp một lần hoặc nhiều lần nhập cảnh.
Tùy từng trường hợp, người nước ngoài có thể thực hiện thủ tục xin E-visa trực tuyến mà không phải thực hiện quy trình bảo lãnh xin Công văn nhập cảnh theo diện visa truyền thống.
E-visa thường phù hợp với các nhu cầu như:
- Công tác ngắn hạn;
- Gặp gỡ đối tác;
- Khảo sát thị trường;
- Tham dự hội nghị, sự kiện;
- Du lịch hoặc thực hiện các hoạt động phù hợp với mục đích nhập cảnh được pháp luật cho phép.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng E-visa không đồng nghĩa với việc người nước ngoài mặc nhiên được phép làm việc tại Việt Nam mà không cần thủ tục lao động.
4. Người đã có Thẻ tạm trú có cần xin Công văn nhập cảnh không?
Thông thường, nếu người nước ngoài đã có Thẻ tạm trú – Temporary Residence Card (TRC) còn thời hạn và đủ điều kiện sử dụng để xuất nhập cảnh, họ có thể nhập cảnh Việt Nam bằng thẻ tạm trú mà không phải xin lại visa và Công văn nhập cảnh cho mỗi lần nhập cảnh.
Ngoài Thẻ tạm trú, tùy trường hợp, người nước ngoài có thể sử dụng các giấy tờ hợp lệ khác như:
- Thẻ thường trú;
- Thẻ đi lại doanh nhân APEC (ABTC) nếu đáp ứng điều kiện sử dụng;
- Giấy miễn thị thực còn hiệu lực;
- Các giấy tờ nhập cảnh khác được pháp luật hoặc điều ước quốc tế công nhận.
Trước khi nhập cảnh, nên kiểm tra kỹ thời hạn và phạm vi sử dụng của giấy tờ để tránh phát sinh vấn đề tại cửa khẩu.
5. Người thuộc diện miễn thị thực có cần Công văn nhập cảnh không?
Người nước ngoài mang hộ chiếu của quốc gia được Việt Nam áp dụng chính sách miễn thị thực đơn phương hoặc miễn thị thực theo điều ước, thỏa thuận song phương có thể nhập cảnh Việt Nam mà không cần xin visa trong thời hạn miễn thị thực nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện.
Trong trường hợp này, người nhập cảnh thông thường cũng không phải xin Công văn nhập cảnh chỉ để được nhập cảnh theo diện miễn thị thực.
Tuy nhiên, thời gian được phép lưu trú phụ thuộc vào chính sách áp dụng đối với từng quốc tịch và từng loại hộ chiếu.
Nếu người nước ngoài dự kiến ở Việt Nam dài hạn hoặc làm việc thường xuyên, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm phương án visa, Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú phù hợp.
6. Có Công văn nhập cảnh hoặc visa có được phép làm việc tại Việt Nam không?
Đây là vấn đề doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn.
Visa hoặc Công văn nhập cảnh không thay thế Giấy phép lao động.
Các giấy tờ liên quan đến nhập cảnh và thị thực chủ yếu giải quyết điều kiện nhập cảnh và cư trú hợp pháp của người nước ngoài tại Việt Nam.
Trong khi đó, để người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam, tùy từng trường hợp, doanh nghiệp còn phải thực hiện thủ tục về lao động nước ngoài.
Thông thường sẽ thuộc một trong hai trường hợp:
Giấy phép lao động – Work Permit
Áp dụng đối với người lao động nước ngoài thuộc diện phải được cấp Giấy phép lao động trước khi làm việc tại Việt Nam.
Xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động
Áp dụng đối với người nước ngoài thuộc trường hợp được miễn Giấy phép lao động theo quy định và thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục xác nhận.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ quan tâm đến việc “người nước ngoài đã có visa chưa” mà cần xem xét đồng thời:
Mục đích nhập cảnh → Loại visa → Điều kiện làm việc → Giấy phép lao động/miễn Giấy phép lao động → Thẻ tạm trú.
7. Vì sao nên xác định đúng loại visa ngay từ đầu?
Việc lựa chọn không đúng hình thức nhập cảnh hoặc loại thị thực có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ nhiều lần, làm kéo dài thời gian thực hiện thủ tục.
Trước khi bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh, doanh nghiệp nên xác định rõ:
- Người nước ngoài mang quốc tịch nào?
- Mục đích nhập cảnh là gì?
- Thời gian dự kiến ở Việt Nam bao lâu?
- Nhập cảnh một lần hay nhiều lần?
- Người nước ngoài chỉ đến công tác hay trực tiếp làm việc?
- Có thuộc diện phải xin Giấy phép lao động không?
- Đã có Thẻ tạm trú hoặc giấy tờ nhập cảnh còn hiệu lực hay chưa?
Việc rà soát ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phương án, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro hồ sơ.
8. Câu hỏi thường gặp về Công văn nhập cảnh
Người nước ngoài có E-visa có cần Công văn nhập cảnh không?
Thông thường, trường hợp người nước ngoài đủ điều kiện và đã được cấp E-visa hợp lệ thì không cần doanh nghiệp thực hiện thêm thủ tục xin Công văn nhập cảnh chỉ để nhập cảnh bằng E-visa đó.
E-visa Việt Nam được ở tối đa bao lâu?
Theo quy định hiện hành, thị thực điện tử Việt Nam có thời hạn không quá 90 ngày, có thể có giá trị một lần hoặc nhiều lần nhập cảnh.
Có visa DN1, DN2 thì có được làm việc tại Việt Nam không?
Không nên hiểu rằng có visa DN1 hoặc DN2 là đã đủ điều kiện lao động. Nếu người nước ngoài trực tiếp làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra quy định về Giấy phép lao động hoặc trường hợp được miễn Giấy phép lao động.
Có Work Permit rồi có cần visa không?
Work Permit là giấy tờ về điều kiện lao động, không phải giấy tờ thay thế visa hoặc giấy tờ cư trú. Doanh nghiệp cần đồng thời bảo đảm người lao động có giấy tờ nhập cảnh và cư trú phù hợp.
Có Thẻ tạm trú còn hạn thì có cần xin lại Công văn nhập cảnh không?
Nếu Thẻ tạm trú còn hiệu lực và đáp ứng điều kiện sử dụng để xuất nhập cảnh, thông thường người nước ngoài có thể sử dụng thẻ để nhập cảnh mà không phải xin Công văn nhập cảnh mới cho mỗi lần về Việt Nam.
9. Kết luận
Công văn nhập cảnh không phải là thủ tục bắt buộc đối với mọi người nước ngoài khi vào Việt Nam.
Thủ tục này thường phát sinh khi doanh nghiệp hoặc tổ chức tại Việt Nam đứng ra bảo lãnh người nước ngoài để xin cấp visa theo diện phù hợp, đặc biệt đối với các trường hợp nhập cảnh để công tác hoặc làm việc.
Ngược lại, người nước ngoài có thể không cần xin Công văn nhập cảnh nếu đã có E-visa, Thẻ tạm trú, giấy tờ cư trú hợp lệ, thuộc diện miễn thị thực hoặc thuộc trường hợp được sử dụng giấy tờ nhập cảnh khác theo quy định.
Đối với doanh nghiệp có nhu cầu đưa chuyên gia hoặc lao động nước ngoài sang Việt Nam, việc quan trọng nhất là xác định chính xác mục đích nhập cảnh, loại visa, thời gian lưu trú và điều kiện lao động trước khi thực hiện hồ sơ.
Nếu chưa xác định được trường hợp của mình có cần xin Công văn nhập cảnh hay không, nên sử dụng E-visa hay visa doanh nghiệp, hoặc cần thực hiện thêm Work Permit và Thẻ tạm trú, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ cụ thể trước khi tiến hành để lựa chọn phương án phù hợp và hạn chế phát sinh thủ tục.